Järjestäytyminen: 5 kätevää temppua Microsoft Wordissa

Anonim
Järjestäydy: 5 keskeistä temppua MS Wordissa

Ystäväni vietti sisältöä Excelistä Microsoft Wordiin ja kompastui jatkuvasti erilaisten vientivaihtoehtojen avulla. Riippumatta siitä, mitä hän teki, tuloksena olevassa Word-dokumentissa oli tarpeettomia välilehtiä, joissa olisi pitänyt olla yksittäisiä välilyöntejä. Hän soitti minulle ja pyysi minua ohittamaan ja auttamaan.

"Löydä ja korvaa vain välilehtivälit yksittäisillä välilyönteillä", sanoin.

"Miten sinä teet tuon?"

Se on ehdottomasti yksinkertainen toiminto, mutta se on yksi niistä Microsoft Word-temppuja, jotka et tiedä kuinka tehdä se tai edes miten ilmaista se oikein Google-haussa, ellet ole koskaan nähnyt sitä aikaisemmin.

2. Find and Replace Paragraph Returns

Who hasn' t received a document that has double paragraph returns where we need only one?

Kappaleen palautukset tai siirtojen paluu, kuten niitä joskus kutsutaan, voidaan edustaa Microsoft Wordissa nimellä ^ p.

3. Automatisoi usein kirjoitettu teksti makroilla

Tunnustus: Peloin makroja vuosia, koska en ymmärtänyt mitä ne olivat ja näytti siltä, ​​että minun piti oppia koodi käyttämään niitä. Ei totta. Makrot ovat ystäviäsi. Toivon, että heillä olisi erilainen nimi, kuten usein kirjoitettu teksti -painike, koska se todella on mitä he ovat.

Monet ihmiset käyttävät makroja kattilalevyihin, yrityksen vastuuvapauslausekkeisiin tai lailliseen tekstiin, jota vaaditaan kaikissa tietyn tyyppisissä asiakirjoissa. Käytän niitä automatisoimaan erittäin perusteellista tekstiä, jota joudun kirjoittamaan uudestaan ​​ja uudestaan, mukaan lukien joitain HTML-koodeja, joita PCMagilla käytetään artikkeleiden julkaisemiseen verkossa.

Makron asettaminen ensimmäistä kertaa kestää muutaman vaiheen, mutta se on sen arvoista, kun säästät sen jälkeen.

Näin se tehdään (ohjeet on painettu kahden minuutin videon alle, joka näyttää myös kuinka makroja käytetään):

Windows 2010 -versio: Paina Näytä-välilehdessä oikean reunan Makro-painiketta ja valitse Tallenna makro.

Sana: Mac 2011 -versio: Siirry ylävalikosta Työkalut> Makro> Nauhoita uusi makro.

Anna makrolle nimi Makron nimi -kenttään - ja huomaa, että nimissä ei voi olla tavuviivoja tai muita erikoismerkkejä, vain kirjaimia ja numeroita (mikä on tyhmää, mutta siinä se on). Seuraavaksi voit määrittää painikkeen tai pikanäppäimen makroon, mutta se on valinnainen. Voit aina ajaa makroasi valikosta, jos haluat. Pikanäppäimen määrittäminen voi olla hankalaa, koska joudut tuntemaan kaikki muut olemassa olevat pikanäppäimet, jotta et vahingossa ohita tarvitsemiasi painikkeita. Lisää kuvaus, jos haluat, mutta sitä ei vaadita.

Kun napsautat OK, Word tallentaa kaiken kirjoittamasi ja tekemäsi. Kirjoita teksti, jonka haluat automatisoida, ja muotoile se haluamallasi tavalla, tai tallenna kuvaus, jonka haluat tallentaa, palaa sitten Makro-painikkeeseen ja paina Lopeta tallennus.

Kokeile nyt makroasi palaamalla Makro-painikkeeseen, valitsemalla Näytä makrot ja valitsemalla sitten luomasi "suorita". tai paina vain osoittamasi pikanäppäintä tai painiketta. Sinun pitäisi nähdä tekstisi maagisesti ilmestyvän yhdellä rinteellä.

4. Poista liitetyn tekstin muotoilu

Kopioidaanko ja liitetäänkö teksti verkkolähteistä, muista asiakirjoista, sähköposteista jne. Ja hiukan, kun se aukeaa sivulle punaisella 18 pisteen kirjasimella Verdanassa? Liitetyn tekstin tahattoman muotoilun poistaminen on iso kipu niskassa. Voit muuttaa Wordin asetusta siten, että muotoilu ei koskaan siirry muihin teksteihin.

Jos et näe tätä kuvaketta (Mac), siirry kohtaan Asetukset> Muokkaa ja etsi sitten Leikkaa ja liitä -vaihtoehdot. Napsauta kyseisen osan Asetukset-painiketta ja varmista, että ruutuun on valittu Näytä liitäntäasetukset -painikkeet.

5. Poista rivi

Pelätty linja! Osut joukon tavuviivoja tai alaviivoja plus enter-näppäimen, ja Microsoft Word putosi rasvainen linja koko sivun, että et voi koko elämäsi selvittää, kuinka poistaa!

130415_getorg_lineword Valinnat> Automaattisen korjauksen asetukset. Valitse kirjoitettaessa AutoFormat ja etsi "Käytä kirjoittaessasi". Tässä osiossa voit poistaa reunusviivojen valintaruudun.