Järjestäytyminen: Kuinka puhdistaa huolimaton palvelimet

Anonim
Järjestäytyminen: Kuinka puhdistaa huolimaton palvelimet

En ole koskaan tavannut jaettua verkkoasemaa yrityksen sisällä, joka ei ollut ainakaan hiukan huolimaton. Jaetut palvelimet on yleensä suunniteltu mahdollistamaan yhteistyö ja tarjoamaan tiedostoja ja tietoja vapaasti kollegoidemme saataville. Ne auttavat yrityksiä myös keräämään ja varmuuskopioimaan tietoja helposti ja tehokkaasti - teoriassa.

Todellisuudessa ne muuttuvat paikkaksi, jossa varastoidaan valokuvia kuuden vuoden takaisesta yrityksen lomajuhlasta. Viimeisessä virkkeessä käytin passiivista ääntä tarkoituksellisesti, koska kukaan ei näytä koskaan ottavan vastuuta asettamisesta jotain yhteiseen asemaan, jonka ei pitäisi olla siellä. Asiat vain ilmestyvät. Kukaan ei tiedä miten tai miksi he pääsivät sinne. Ja siksi kukaan ei poista niitä pelosta astua jonkun toisen varpaisiin tai poistaa jotain, jota joku muu tarvitsee.

Jaetut tilat tulee suunnitella tavalla, joka vastaa osaston tai yrityksen työnkulkua tai organisaatiokaaviota. Asioiden, jotka ovat luonteeltaan rinnakkaisia, kuten kahden joukkueen, jotka raportoivat samalle hallintotasolle, pitäisi olla samansuuntainen kansiorakenteessa. Kun uusi henkilö liittyy osastoon, hänen tulisi pystyä selvittämään nopeasti, missä tärkeät tiedostot elävät jaetussa verkossa, koska heidän sijaintinsa (kansion nimi ja miten se on sijoitettu muihin kansioihin) tulisi heijastaa yrityksen suunnittelua. Todellinen punainen lippu on, kun joku pitkään työskennellyt ei löydä tavaroita, koska he eivät tiedä missä se on, tai mikä pahempaa, eivät edes tiedä missä sen pitäisi olla.

Each team has a subset of folders: a few that show workflow, one for each team member, and additional folders as they make sense for that team' s needs. For example, my team's subfolders look like this:

Step 4: Create rules. As I' ve already started to explain in the previous section, each folder has some rules associated with it regarding what can and cannot go into them, or how they should>

Keskustelimme myös siitä, oliko meillä tiedostoja, joiden on oltava saatavilla useille ryhmille (loimme Resurssit-kansion heille) ja pitäisikö mitään tietoja lukita (kyllä: kaikki Management Team -kansion kansiossa).

Vaihe 5: Varmista johdonmukaisuus. Suunnitellessamme kansioita ja niiden käyttöä koskevia sääntöjä etsimme myös alueita, joilla voisimme ja joiden pitäisi olla johdonmukaisia. Kun kansiorakenteet ja työnkulut voivat (ja niiden pitäisi olla) yhdenmukaisia, se tekee henkilöstön siirtymäaikoina, esimerkiksi kun joku lähtee yrityksestä, menee äitiyslomalle tai on odottamatta sairas. Johdonmukaisuus jaetussa palvelintilassa auttaa kaikkia organisaation organisaatioita selvittämään nykyisten projektien tilan sekä tärkeät asiat, mikä työ on jo valmis ja niin edelleen.

Jatkohanke (jonka olemme juuri toteuttamassa) on myös luoda entistä parempi johdonmukaisuus kaikissa tiedostojen nimeämiskäytännöissään. Päätimme lykätä tämän tiedostonimityksen muutoksen toteuttamista, kunnes kaikki ovat tottuneet käyttämään uusia jaettuja kansioita, jotta emme ylikuormita ketään liikaa uutta tietoa kerralla.

Vaihe 6: Tarkista viimeinen kerta kaikkien sidosryhmien kanssa. Ennen kuin toteutimme jotain, suoritimme yhden lopullisen suunnitelman tarkistuksen jokaisen sidosryhmän kanssa, mukaan lukien muutama henkilö, jota emme alun perin ajatellut sisällyttää, mutta joiden nimet tulivat esille nykyisiä tietoja tarkasteltaessa. "Eikö se ole Arielle'n asiantuntija-alue? Kysymme paremmin häneltä, mitä hänen mielestään on tehtävä tässä osiossa."

Vaihe 7: Viimeistele ja viesti aikajana. Viimeiset vaiheet olivat aikajanan viimeistely ja projektin käynnistäminen. Nämä olivat palapelin viimeiset osat:

  • Päätä, milloin ja miten levittää tietoja: Lähetä kaikille työntekijöille viikon puolivälissä uusi palvelinrakenne, säännöt ja kaikki niihin liittyvät tiedot, päivämäärät mukaan lukien (katso seuraava kohta).
  • Aseta päivämäärät: kun ihmisten on kopioitava säilytettävät tiedostot (viikon loppu); milloin heidän pitäisi alkaa käyttää uutta rakennetta (tässä tapauksessa heti, sähköpostin saatuaan); milloin vanha palvelin katkaistaan ​​(sanoimme heille viikon lopulla, mutta todellisuudessa me täytimme tämän määräajan muutamalla lisäpäivällä).
  • Suunnittele muutama muistutusviesti, ennen kuin käytännöllisesti katsoen katkaisee pääsyn vanhaan palvelimeen.
  • Anna sen suorittaa todellinen katkaisu.

Palvelimen puhdistuksen tulokset
Viikon puolivälissä oleva sähköposti, joka sisälsi kaikki tiedot palvelimen puhdistusprojektista, lähti keskiviikkona klo 11.27. Muutamilla ihmisillä oli palavia kysymyksiä, mutta kaikille vastattava viesti hiljeni klo 11.57 mennessä. Tämä tarkoittaa, että kaikkiin peruskysymyksiin on vastattu 30 minuutin kuluessa.

Ryhmässäni jatkettiin työnkulkua koskevia lisäselvennyksiä - mutta viimeinen, joka minulla on, on päivätty kello 13.55 samana päivänä. Epäilemättä muutama ihminen kysyi lisäkysymyksiä vastamatta kaikkiin, mutta valtaosaan kysymyksiin vastattiin kahden tunnin kuluessa.

Seuraavien päivien aikana valmisimme aikajanan ilman kiinnitystä. IT-tiimi laati nopean raportin, jonka mukaan vähensimme kokonaistietoja 76 prosentilla. Numerot puhuvat puolestaan.

Ennen

  • Kokonaistila: 250 Gt
  • Tiedostojen lukumäärä: 447 249
  • Kansioiden lukumäärä: 36 773

Jälkeen

  • Kokonaistila: 59, 2 Gt
  • Tiedostojen lukumäärä: 58 624
  • Kansioiden lukumäärä: 2 962

Projektin jälkeinen kuolema ja palaute
Muutaman viikon kuluttua palvelimien siirtämisen ja uudelleenjärjestelyjen lopettamisesta kysyin projektin johdolta, johtajilta ja IT-verkon ylläpitäjiltä, ​​oliko heillä palautetta tai postmortem-muistiinpanoja. Kukaan ei tehnyt. Kaikki meni huomattavasti sujuvasti. Tätä johtavan IT-kaverin piti sanoa:

"Niiden kymmenen vuoden aikana, jolloin olen ollut täällä, tämä on ensimmäinen kerta, kun yksiköiden ryhmä on ryhtynyt tällaiseen projektiin omasta mielenkiinnostaan ​​ja toteuttanut sen niin hyvin. Tämä auttaa sekä [toista IT-verkon ylläpitäjää] että Pidän yllä verkon paremmin, ja olen varma, että se auttaa ryhmääsi työnkulussa ja organisaatiossa. Pyysimme kirjaimellisesti useiden sukupolvien johtoa valtuuttamaan sen, mitä ryhmäsi on suorittanut ruohonjuuritason tasolla, ja sitä arvostetaan suuresti. "

Minun näkökulmassani on yksi asia, jonka toivon, että olisimme tehneet hiukan eri tavalla. Toivon, että olisimme alun perin kertoneet työntekijöille hankkeesta henkilökohtaisesti nopeasti järjestäytyneessä kokouksessa, eikä sähköpostitse. Sähköposti on hieno, ja varmasti, kukaan ei pidä kokouksista, mutta minusta tuntui, että ihmiset olisivat voineet tuntea olevansa enemmän mukana prosessissa, jos heille olisi kerrottu avoimessa keskustelussa eikä "TÄRKEÄÄ!" sähköpostitse.

Meillä on nyt parempi, johdonmukaisempi, tehokkaampi ja yksinkertaisempi jaettu palvelin. Säännöt sen käytölle ovat selkeät, ja vastuuvelvollisuus on sisäänrakennettu. Joukkueen johtajat ovat vastuussa ryhmäkansioista ja yksilöt vastuussa nimikansioistaan.

Jos aiot aloittaa oman palvelimesi puhdistusprojektin organisaatiossasi, toivon voivani kerätä artikkelista neuvoja siitä, kuinka tärkeää on saada neuvoja IT-osastoltasi, ja viestiminen perusteellisesti jokaisessa vaiheessa on onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää.