Järjestäytyminen: Kuinka hallita työtäsi laskentataulukoilla

Anonim
Järjestäytyminen: Kuinka hallita työtäsi laskentataulukoilla

Yksi yksinkertaisimmista organisaation temppuista, joita käytän työssä, on pitää yksityiset laskentataulukot omasta kehityksestäni. Kukaan ei vaadi minun tekevän sitä. Kukaan ei pyytä nähdä laskentataulukoiani. Pidän niitä kokonaan omakseni, jotta voin toimia tehokkaasti ja pystyä näkemään nopeasti saavutukseni.

Tässä Get Organized -julkaisussa kerron muutamia nykyisin ylläpitämiäni laskentataulukoita ja selitän, mitä ne tekevät minulle. Vaikka nimenomaan omaan työhöni liittyvät laskentataulukoiden sisällöt, monet periaatteet ovat universaalia ja mukautettavissa muunlaiseen työhön.

Tallennus- ja aikatauluideat
Hanki organisoitu -sarake on viikoittain, mikä tarkoittaa, että minun on keksittävä 52 ideaa, joita käytän tosiasiallisesti vuodessa… mikä tarkoittaa sitä, että tarvitsen todennäköisesti vielä 50–100 lisäideaa, jotka lopulta hylätään (suurin osa meistä tarvitsee tuottaa valtavan määrän ideoita todella hyvien löytämiseksi).

The criteria (columns D-I) include logging the product in a database ("QB"), submitting a form outlining the product' s specs ("Specs"), uploading an image of the product ("Image"), and creating a slideshow of additional images ("Slideshow"). Each product also needs a score from one to five ("Rating"), >

Laskentataulukko on todella sydämessään sarja valintaruutuja. Se antaa minun nähdä yhdellä silmäyksellä, olenko tehnyt kaikki tarvittavat edeltäjätyöt. Mutta sillä on myös muita etuja.

Samoin kuin kirjaan aivoriihi-ideoitasi tulevia Get Organized -sarakkeita varten, kirjaudun myös Arviointi-taulukkolaskentatuotteiden alaosaan, joita voin mahdollisesti kiinnostaa uudelleen. Siksi minulla on aina juokseva luettelo tuoreista ideoista.

Se toimii myös erittäin pikaohjeena, jos minun on etsittävä julkaisemani päivämäärää tai ainutlaatuista artikkelitunnusta tuotteille, joita olen tarkistanut (mitä teen melko usein). Toki, meillä on toimistossa muitakin järjestelmiä näiden tietojen löytämiseksi, mutta minun on yleensä nopeampi vetää se tästä laskentataulukosta, koska olen räätälöinyt sen tarpeitasi vastaavaksi.

Seurataan muutoksia
Viimeinen laskentataulukko, jonka haluan jakaa, on yksi, jota käytän seurataksesi tiettyä artikkeliä, jonka kirjoitan: 100 parasta iPhone-sovellusta. Artikkelin hallinta vaatii monimutkaista organisaatiota, koska päivitän sisältöä usein. Toisin sanoen, useat 100 parhaasta sovelluksesta ovat muutaman viikon välein uusia. Minun on oltava valppaana siitä, mitkä sovellukset, jotka sanoin, olivat tänään parhaita verrattuna siihen, mitä sanoin, että ne olivat kuusi kuukautta sitten.

130429_getorg_bestapps-taulukkolaskenta

Menetelmäni on melko yksinkertainen. Kirjaan jokaisen sovelluksen Exceliin, koska se menee 100 parhaan listan joukkoon. Tallennan päivämäärän, jolloin se lisättiin artikkeliin, tai päivitin viimeksi tekstiä, jos se on sovellus, joka on edelleen hyvä, mutta päivitetty merkittävästi viimeksi kun kirjoitin siitä lyhennelmän. Pidän myös käynnissä olevaa luetteloa sovelluksista, jotka olivat aiemmin luettelossa, mutta ovat sittemmin menettäneet paikkansa.

Tämä laskentataulukko auttaa minua myös selvittämään, olenko osunut 100 sovellukseen, koska Excel laskee ne automaattisesti minulle. Käytän sitä myös sovellusten ryhmittelemiseen eri sivuille lisäämällä reunat, jotka osoittavat sivunvaihdot. Värikoodauksen avulla voin myös nähdä, mitkä sovellukset ovat uusia luettelossa (keltainen). Tämä on lippu julkaisuprosessin aikana, mikä tarkoittaa, että minun pitäisi tarkistaa kyseiset osiot tarkemmin kuin muut.

Sallikaa minun myös myöntää, etten käytä kaikkia sarakkeita, jotka olen alun perin asettanut tähän laskentataulukkoon. Kerran tai toisena ajattelin, että jokin tieto oli tärkeä, vasta myöhemmin ymmärtääkseni, etten tarvinnut sitä ollenkaan. Koska tämä laskentataulukko kuuluu vain minulle, voin luopua alueista, joilla ei ole voittoa, ilman seurauksia. Voisin siivota laskentataulukon ja päästä eroon käyttämästäni osioista, mutta minun on pidempään kannattaa säilyttää ne etkä käyttää niitä kuin mitä on investoida laskentataulukon tekemiseen hieman siistimmäksi. Mitä järkeä? Kukaan, mutta minä en koskaan näe sitä.

Laskentataulukoiden käytön edut työsi seuraamiseksi
Yksinkertaiset laskentataulukot voivat olla tehokkaita työkaluja työn organisointiin, ja niiden tekemiseen ei tarvitse olla keisari Excelissä. Taulukoiden käytön etuihin työsi seuraamiseksi kuuluu:

  • että näet jo tekemäsi, joten et toista sitä (tai jos sinun on toistettava se, voit nopeasti nähdä, milloin ja miten teit sen ensimmäisellä kerralla, jotta voit hyödyntää aiempaa työtä)
  • jolla on oma paikka tallentaa ideoita ja tarkastella niitä säännöllisesti
  • pitämällä kirjaa työstäsi, jos tarvitset koskaan todisteita saavutuksestasi
  • omien tehtävien tekeminen helpommaksi luomalla tiedonhakujärjestelmän, joka on täysin räätälöity tarpeidesi mukaan.