Järjestäydy: 5 vinkkiä Microsoft Outlookille

Anonim
Järjestäydy: 5 vinkkiä Microsoft Outlookille

Kun kyse on sähköpostin tuskasta, Microsoft Outlook on sekä osa ongelmaa että osa ratkaisua. Mahtava ohjelma sisältää niin monia ominaisuuksia, toimintoja, asetuksia ja ominaisuuksia, että on melkein mahdotonta oppia niitä kaikkia. Jos vietät tosiaikaisesti skannaamalla kaikkia näitä painikkeita ja valikoita Outlookissa, sinulla ei ole aavistustakaan, mitä puolet niistä tekee.

Tiedämme sydämessämme, että Outlook pystyy auttamaan meitä hallitsemaan sähköpostia paremmin. Tiedämme, että avaamista on salaisuuksia. Mutta missä? Ja kuinka voimme laittaa nuo ratkaisut paikoilleen? Selvittääksesi vastaukset, kieli, jota Microsoft käyttää kuvaamaan niitä, ja itse opettelemaan niiden hyödyntämistä vie vain liian kauan.

Tässä on viisi tällaista selkeällä kielellä selitettyä ratkaisua, jotta voit ottaa ne käyttöön nopeasti ja helposti. Ne kattavat joitain yleisimpiä ongelmia, joita monet ihmiset kohtaavat käyttäessäsi Outlookia yrityssähköpostiin.

1. Älä koskaan missaa viestiä pomoasi / asiakkaasi / äitisi (käytä hakukansioita)
Tämä vinkki ja ominaisuus on suunniteltu ihmisille, joilla on erittäin sotkut postilaatikot, sellaisille ihmisille, jotka kaipaavat tärkeitä saapuvia viestejä, koska ne ovat haudattu sotkuisuuteen. Haluttua ominaisuutta kutsutaan New Search Folder.

Follow the prompts and enter your parameters. When you' re finished, the new Search Folders will appear at the bottom of the left pane. You can optionally have it also appear in the top of the left pane>

2. 'Peru tilaus' (eli ohita) ketju
Kuinka pyydät sulavasti, että sinut poistetaan erittäin aktiiviselta sähköpostisäikeeltä, jolla olet vahingossa? Vastaus: Et. Sen sijaan mykistät ja poistat sen.

' 130506_getorg_distributionlist' "(Sanoin, että se olisi hämmentävää).

Tässä ikkunassa voit vaihtaa käyttämääsi osoitekirjaa. Liiketoimintaympäristössä usein omat yhteystietosi ulkopuolisista sähköposteista pidetään erillään yrityksen osoitekirjasta, joten vaihda niiden välillä löytääksesi tarvitsemasi. Jos kaikki muu epäonnistuu, voit poistua tästä ikkunasta ja palata Lisää jäsenet -painikkeeseen ja etsiä "Uusi sähköpostiyhteys", jonka avulla voit kirjoittaa vain jonkun sähköpostiosoitteen.

Kun olet tallentanut ryhmäsi, voit siitä lähtien käyttää minkä tahansa sähköpostin Vastaanottaja-kentässä olevaa ryhmän nimeä lähettääksesi viestin massoille. Päivittääksesi ryhmäsi, mene takaisin Yhteystiedot-osioon, etsi ryhmäsi, avaa se ja käytä näitä kahta painiketta painikkeiden avulla: "Lisää jäseniä" ja "Poista jäseniä".

4. Tyhjennä roskakori automaattisesti, kun lopetat
Jos huomaat jatkuvasti yrittävän ansaita arvokasta tilaa sähköpostiohjelmassa, roskakorin asettaminen tyhjentymään automaattisesti, kun poistut Outlookista, on hieno aloituspaikka. Siirry Tiedosto-välilehteen ja napsauta Asetukset.

Start a new email message. Type in the body of the email and subject line as much information as you will need to reuse, being sure to leave yourself a clear and visible blank space or other placeholder (I use "TK" which means "to come") wherever you are going to enter new information each time you send the message.

When you' ve finished designing your template, go to the File tab and choose Save As. In the dialog box that appears, you have to change the file> Lisää kohteita> Valitse muoto ja valitse malli Tiedostojärjestelmä-osion Käyttäjämallit-osiosta.

Koska tämä prosessi on lievästi muotoiltu, aloin tallennetun allekirjoituksen käyttämisen hyvin lyhyissä viesteissä, joita muuten kirjoitan yhä uudelleen ja uudelleen, kuten "Kiitos, että otit minuun yhteyttä, mutta mitä olet kuvannut, se ei kuulu kuuluvani alueelle. Paras, Jill Duffy. " Mallit toimivat kuitenkin paremmin pidempien viestien ajaksi.