Järjestäytyminen: Ei-toivottujen sähköpostien vähentäminen

Anonim
Järjestäytyminen: Kuinka vähentää tarpeetonta ryhmä- tai yritys sähköpostia

Muistatko Thierry Bretonin sitoumuksen poistaa yrityksen sisäinen sähköposti 100 prosenttia yrityksestä Atos, vuoteen 2014 mennessä? Tuolloin, kun hän ilmoitti kunnianhimonsa - se oli vuosi 2011 -, niin teknologia- kuin liike-elämän ihmisetkin pilkkasivat. He kutsuivat hänen suunnitelmaa naurettavaksi. He sanoivat, että tarvitsemme sähköpostia. Luotamme siihen. Se on välttämätöntä!

Nopeasti eteenpäin tänään, ja ilmasto on jo muuttunut. Kuulen yhä enemmän toimistotyöntekijöiltä, ​​että sähköposti on heidän olemassaolonsa syy. Se on niin paljon heidän ajanhukkaa kuin m-sana: kokoukset. Kun kysyn, miksi se on tällainen taakka, ihmiset sanovat tyypillisesti jotain kuten "Saan tonnia sähköposteja, joilla ei ole mitään tekemistä minun kanssani" tai "Puolet käytetyistä ketjuista eivät ole merkityksellisiä työlleni." Aloin jopa kuulla muutamien ihmisten samaa mieltä henkilökohtaisesta sähköpostista: "Saan yhdeksän seuran sähköpostikirjaani kirjakerhoni jäseniltä, ​​jotka vahvistavat seuraavan kirjakerhon päivämäärän! Hei, ihmiset! Se oli ensimmäisessä sähköpostiviestissä!"

Järjestäydy

Pahinta mitä voisit tehdä tässä tilanteessa, on vastata kaikille viestillä, jossa lukee "peruuta tilaus". Se on epäkohteliasta. Se osoittaa, että sinulla ei ole sosiaalista tahdikkuutta tai netikeittiä. Ja se todistaa, että et tiedä kuinka hallita omaa sähköpostiosoitettasi.

Kun keskustelet kuitenkin kasvotusten, sinusta tulee taas ihminen. Olet miellyttävä henkilö, jolla on kohtuullinen ja suoraviivainen pyyntö. Lisäksi, jos on syytä, jonka vuoksi sinun on tarkoitus vastaanottaa viestejä, henkilö selittää miksi sinut on sisällytetty tähän päivään.

2. Vipuvaikutus sosiaalisiin verkostoihin, projektinhallintatyökalut ja pikaviestintä
Mielestäni sosiaaliset verkostot (mukaan lukien yritysverkot kuten Yammer ja Podio) käsittelevät opt-in-viestejä paljon paremmin kuin sähköposti. Otetaan esimerkki ystävästäni, joka houkutteli hänen kirjakerhoaan. Jos järjestäjä olisi asettanut seuraavan kirjakerhon kokouskutsun Facebookissa sähköpostin sijasta, tiedon hankkiminen olisi ollut vähemmän pakollista jäsenille. Facebook-tapahtumat ovat valinnaisia. Voit tavoittaa heidät ja sulauttaa tiedot, kun sinusta tuntuu. Kun sama tapahtumakutsu saapuu sähköpostitse, sen lukeminen tuntuu heti pakolliselta.

So use all the different tools at your disposal, and if you are in a management position, encourage others to as well. Advocating for a multi-tool solution will help reduce necessary emails.

3. Use Automated Sorting or Filters
The most common solution for managing unwanted emails is to set up automated sorting rules, or filters as they' re sometimes called, that put the unwanted messages into a designated place (usually a folder, but sometimes the trash) before they even hit your inbox. All the major email>

Järjestäydy

En henkilökohtaisesti käytä kovin automatisoitua lajittelua, koska se perustuu uuteen käyttäytymiseen: tarkistaa nimetyt kansiot säännöllisesti. Aikaisemmin, kun olen järjestänyt lajittelun, unohdin heti tehdä niin ja huomasin useita päiviä myöhemmin kasa sähköposteja, jotka saattoivat sisältää jotain tärkeätä, joka oli työnnetty tienvarsille. Mieluummin poistan vain ei-toivotut viestit, kun saan niitä. Jos valitset tämän reitin, käsittele vain huolellisesti näitä lajiteltuja sähköposteja säännöllisesti.

4. Pyydä ihmisiä olemaan kirjoittamatta takaisin "kiitos"

Ensimmäisen kerran kuullessani entisen työpaikan kollegani sanoin äänekkäästi toiselle kollegalle: "Etkö halua vastata" kiitos "viestiin, kun se vain vahvistaa, että tiedät, että tein sen, mitä minun piti tehdä? Se auttaa minua pitämään sähköpostiosoitteeni alas ", se puhalsi mieleni! Voit sanoa että? Toki, saatat tulla pois hieman surkea, mutta päinvastoin, et saa paljon todella tarpeettomia sähköpostiviestejä.

Voit myös sanoa, että se on erittäin passiivinen-aggressiivinen - "En todellakaan ole loukkaantunut, jos kiitos minulle harvemmin sähköpostitse. Tiedän jo, että arvostat työtäni" - mutta en suosittele sitä!

Lisäresurssit
Muita työkaluja, jotka auttavat sinua pysymään sähköpostin päällä, ovat Sanebox (joka asettaa automaattisesti automaattisen lajittelun) tai iOS-postilaatikko-sovellus (erittäin hyödyllinen sähköpostien pitämisessä ollessaan toimistossa), mutta ne ovat yleensä yleisiä sähköpostikorjaukset kuin ei-toivottujen viestien vähentäminen.